Support Service Assistant (Supply chain)
En 2015, Save the Children a commencé à opérer au Burundi. Par l’intermédiaire de notre sous-bureau, nous fournissons des services de protection et de prévention et de réponse à la violence basée sur le genre (VBG) dans cinq camps de réfugiés à Muyinga, Ruyigi et Bujumbura. Nous mobilisons également des ressources et fournissons des services de protection de l’enfance aux enfants touchés par les catastrophes et à leurs familles déplacées par les inondations récurrentes du lac Tanganyika.
PORTÉE DU POSTE :
Responsabilités : Coordonnateur des services de soutien.
Personnel directement rattaché à ce poste : Chauffeurs et agents d`entretien de bureaux.
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
A. Fonctions et responsabilités de la chaîne d`approvisionnement.
Soutenir toutes les activités d`approvisionnement au bureau de terrain
• Assurer le stockage et l`état physique appropriés des stocks en fonction des exigences spécifiques du bureau de terrain.
• Tenir des registres et mettre à jour le registre des actifs avec l`examen du responsable hiérarchique.
• Superviser la distribution et le transport des articles du bureau de Bujumbura aux bureaux de terrain ou vice-versa.
• Tenir à jour les formulaires de demande de transport de véhicules des départements utilisateurs, générer les plans de déplacement chaque semaine et s`assurer que toutes les exigences de transport sur le terrain sont respectées.
• Se tenir au courant du tableau des déplacements du bureau de terrain et attribuer des tâches aux chauffeurs conformément aux plans de déplacement hebdomadaires.
• Gérer la rotation des chauffeurs et s`assurer que les bonnes pratiques de conduite et la sécurité du véhicule sont d`un niveau élevé.
• S`assurer que les procédures de sécurité de conduite sont respectées par tout le personnel de Save the Children.
• Gérer le ravitaillement en carburant des véhicules et des générateurs, préparer les rapports de consommation et signaler les problèmes qui nécessitent des mesures de gestion.
• Effectuer un contrôle quotidien de tous les véhicules conformément à la politique et au carnet de bord et remplir le carnet de bord du véhicule et du générateur
• Assurer la liaison avec le garage désigné pour s`assurer que le service d`entretien est effectué à temps et informer le responsable hiérarchique de tout entretien et de toute réparation du véhicule à effectuer.
• Gérer et signaler tous les incidents impliquant des véhicules, des accidents, des pannes, etc.
• Soumettre tous les rapports mensuels au coordinateur des services de soutien dans les délais impartis, au camionneur d`approvisionnement et à l`analyse mensuelle de la flotte.
• Préparer tous les bons de paiement à soumettre au service financier dans les délais.
• Effectuer toute autre tâche déléguée par le responsable hiérarchique.
Clauses relatives aux bonnes pratiques de distribution
• Veiller à ce que toutes les opérations relatives à l`approvisionnement, au stockage, à la manutention et à la distribution des médicaments soient conformes aux réglementations relatives aux bonnes pratiques de distribution.
• Suivre et mettre en œuvre les procédures relatives aux bonnes pratiques de distribution et signaler tout écart à la personne responsable/au responsable qualité.
• Effectuer les enquêtes requises par la personne responsable/le responsable qualité.• Contribuer aux activités d`amélioration continue des bonnes pratiques de distribution
Indicateurs de performance
• Enregistrement en temps opportun de toutes les demandes d`approvisionnement et de tous les paiements.
• Traiter en temps opportun les bons de commande en se basant uniquement sur les accords-cadres.
• Travailler avec un chauffeur principal pour générer des rapports mensuels sur le carburant des véhicules et des générateurs.
• Travailler avec le chauffeur principal pour garder les flottes bien organisées et les plans en place.
B. Administration générale :
Gestion générale du bureau :
• Maintenir un environnement de bureau bien organisé.
• Gérer l`inventaire des fournitures de bureau et passer des commandes si nécessaire.
• S`assurer que tout le matériel de bureau est en état de marche et organiser les réparations si nécessaire.
• Aider à maintenir la sécurité et la confidentialité des documents administratifs du camp.
Soutien logistique :
• Aider à organiser la logistique des événements, des ateliers et des formations organisés dans la zone de captage du bureau de terrain.
• Coordonner les préparatifs de voyage et d`hébergement du personnel et des visiteurs si nécessaire.
QUALIFICATIONS
• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un autre domaine connexe
• Qualification professionnelle en gestion de la chaîne d’approvisionnement et dans d’autres domaines connexes.
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCE
Essentielle
• 2 à 3 ans d`expérience professionnelle dans un domaine similaire, de préférence dans un environnement d`ONG
• Haut niveau d`attention aux détails et à la qualité
• Connaissances informatiques (y compris compétences avancées en Excel)
• Solides compétences en matière d`analyse et de modélisation financière et de communication
• Capacité à assurer la liaison avec les parties prenantes.
• Solides compétences en gestion du temps et en organisation
• Capacité à travailler sous pression et dans des délais serrés.
• Engagement envers la mission et les valeurs de Save the Children.
• Haut niveau de confidentialité et d`intégrité
EGALITE DES CHANCES
Le titulaire du rôle est tenu de s`acquitter de ses fonctions conformément aux politiques et procédures internes de la SCI en matière d`égalité des chances et de diversité
PROTECTION DE L`ENFANT
Ce poste relève de la protection de l`enfance - Niveau 3 : nous devons assurer la sécurité des enfants, c`est pourquoi notre processus de sélection reflète notre engagement en faveur de la protection des enfants contre les abus.
POLITIQUE ANTI-HARCÉLATION
Nous nous engageons à garantir un environnement de travail sûr à tous ceux qui travaillent pour nous et à tous ceux qui entrent en contact avec notre personnel et nos représentants, y compris les enfants et les membres des communautés avec lesquelles nous travaillons.
SCI adopte une approche de tolérance zéro à l`égard du harcèlement sexuel et de toute autre conduite discriminatoire ou irrespectueuse envers autrui.
*Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. *
*Avertissement : Save the Children International ne facture aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement*
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